ContOS v antikvariátech

V tomto článku si ukážeme, jak může ContOS pomoci v antikvariátech. Hlavním sortimentem antikvariátů jsou zejména knihy, časopisy nebo hudební nosiče, ale též grafiky, pohlednice, staré fotografie a další předměty sběratelské, historické a umělecké hodnoty. Téměř výhradně se jedná o použité zboží, které pochází od fyzických osob, od kterých je buď odkoupeno nebo prodáváno v režimu komise. Vlastní prezentace a prodej zboží se děje v kamenné prodejně nebo on-line v e-shopu či na aukčních serverech.

Charakteristika antikvariátu z obchodního pohledu

  • prodává použité zboží
  • většinu položek má v jediném exempláři
  • každý exemplář je v odlišné kvalitě a stavu
  • veliký počet položek nabízí spíše za nižší ceny (desítky až stovky korun)
  • prodejní prostor funguje zároveň i jako sklad

Silné stránky antikvariátu

  • sortiment je stálicí v poptávce, papírové knihy si udržují i v dnešní době rozmachu knih elektronických velikou oblibu u zákazníků; lákají sběratele, pravidelné i příležitostné čtenáře napříč všemi generacemi
  • knihy, které se již neobjevují na pultech klasických knihkupectví nalezneme téměř výhradně jen v antikvariátech
  • zboží jako takové je díky ustálenému názvu a systému označování (ISBN/EAN) dobře vyhledávatelné na Internetu (na rozdíl třeba od batikovaných triček vlastní výroby)

Antikvář se však také potýká s obtížemi

  • evidence: dobrá evidence je základ. Jenže evidujte tisíce knih a spousty dalších drobností jako jsou třeba pohlednice nebo časopisy. Zapsání každé položky stojí čas a tudíž peníze.  A nejde jen o zboží. Evidovat potřebujete také klienty, od kterých vykupujete knihy nebo od kterých máte zboží v komisi. Evidovat potřebujete také pokladnu, daňové doklady, pohyby na bankovním účtu, hlídat termíny smluv a spoustu dalších věcí.
  • smlouvy: Když vykoupíte věci z pozůstalosti, máte na ně zpravidla kupní smlouvu. A tento balík všeho možného se po roztřídění rozpadne na jednotlivé předměty, které dále prodáváte. Jak si udržet přehled o tom, co a za kolik jste koupili a za kolik prodali? Od koho který předmět vlastně je?
  • komise: Vykoupené věci se stávají vaším majetkem, ale zboží v komisi je majetkem komitenta. O to více je přesná evidence důležitá. Musíte mít přehled, co z toho se již prodalo, musíte umět vyúčtovat svou odměnu a nárok komitenta a vše řádně dokladovat. U cenných věcí je dobré mít zadokumentovaný stav při předání. Komisní smlouva je také časově ohraničená a rovněž tvorba cen podléhá smluvním pravidlům. Vše ohlídat stojí spoustu nervů a úsilí. Plátci DPH navíc vědí, že použité zboží spadá do tzv. zvláštního režimu DPH.
  • prodej: Přesná evidence prodeje a tudíž tržby je klíčová. Není to důležité pouze z pohledu účetního, ale také z pohledu kontrolního. Kolik se prodalo a kolik má večer zůstat v kase? A vůbec, víme přesně, kolik jsme utržili třeba za měsíc? Kolik jsme prodali knih a kolik LP? Vedou si lépe cédéčka nebo časopisy? Co jsou ležáky a co se dobře prodává? V které dny a období jsou tržby nejvyšší a kdy zase nejnižší?
  • on-line prodej: mít svůj e-shop je v současnosti prakticky nezbytnost. V této době, kdy musí být prodejny zavřené, je to dokonce otázka ekonomického přežití. Ovšem každý, kdo e-shop provozuje ví, jaké další nároky to na jeho práci klade. Nic není jen tak: zatímco dříve stačilo naskládat knihy do regálů a roztřídit do krabic, kde si je zákazníci našli, tak vystavení jedné jediné položky na e-shopu stojí docela dost úsilí: vyplnit správně základní údaje, nastavit prodejní cenu, udělat hezkou fotografii, to všechno zabere dost času. A často to člověk musí dělat i kvůli položkám za pár desetikorun. Jenže bez toho potenciální zákazník knihu nenajde a nekoupí.
  • focení: asi jedna z nejhorších věcí. Najít způsob, jak knihu správně vyfotit, aby každá fotka měla stejnou perspektivu, proporce a světlo dá zabrat. A pak jí také dostat z foťáku do počítače. Vymyslet si systém pojmenování a ukládání. A stále se bavíme o stovkách a tisících položek, které se každý den rozrůstají o další.
  • doplňování údajů o zboží: název knihy, autor, nakladatelství, ISBN, cena... A to jsou jen ty nejzákladnější údaje. Co třeba ještě žánr, rok vydání, jméno ilustrátora, jazyk, stav knihy, anotaci? Je toho hodně. Ale zase právě tyto informace usnadňují hledání knihy na internetu, ve vyhledávačích a díky nim je větší šance, že navedou zákazníka právě k vám. Bez toho to prostě nejde.
  • vyřizování objednávek: zákazník nakonec přece jen vaší knihu objeví, dá jí do košíku a udělá kýženou objednávku. Tím začíná další kolo práce, která v ideálním případě skončí kýženým výsledkem: vy utržíte peníze a zákazník obdrží vaše zboží. Ale i k tomu vede několik dalších kroků: zjistit, kdy peníze přišly na váš účet, stáhnout objednanou knihu z prodeje (aby jí mezitím nekoupil někdo jiný), potvrdit kupujícímu jeho objednávku, knihu zabalit, předat údaje o zásilce a zásilku samotnou zvolenému dopravci (ruční přepisování adres a nadepisování balíků je úmorné). Když vše klapne a zákazník zboží nevrátí do 14 dní zpět (má na to ze zákona nárok), je konečně hotovo. Avšak ne pokud se jedná o knihu z komise. V takovém případě nás ještě čeká vyúčtování naší odměny a nároku komitenta a po splnění dalších podmínek komisní smlouvy vyplacení částky komitentovi. Je to popsáno stručně, ale i tak je toho docela dost.
  • zpracování došlých plateb: denně kontrolovat bankovní účet a párovat došlé platby s objednávkami zabere také dost času. Navíc ne vždy se podaří došlou platbu identifikovat, lidé vynechají variabilní symbol nebo popletou částku. Pokud máte platební bránu, pak musíte kontrolovat i tu, protože některé banky zasílají platby kartou kumulovaně a nelze je tak jednoznačně identifikovat.


Záměrně jsme vynechali i další povinnosti, které provoz antikvariátu nese. Už tak je toho až až. Nyní se pojďme podívat na to, jak s touhle horou práce dokáže pomoci ContOS a jeho e-shop.

Evidence

ContOS řeší evidenci zboží, smluv, dokladů, zákazníků a komunikace s nimi. Veškeré údaje zadáváte jen a pouze jednou. Každý údaj je rychle dohledatelný, každá informace na několik kliknutí myší.

Adresář klientů udržuje pohromadě veškeré údaje o klientovi, jeho smlouvách a komunikaci s ním.

Komisní smlouva zachycuje nejen konkrétní podmínky, ale také veškeré úkony, které na ní proběhly, včetně dodatků, prodloužení, vyúčtování nebo také vrácení zboží.

Výkup zboží obsahuje všechny kupní smlouvy a to jak smlouvy na konkrétní zboží, tak smlouvy hromadné, včetně následného podrobného rozpisu jednotlivých předmětů.

Prodej, kasa umožňuje jednoduše prodávat, tisknout účtenky, odesílat EET a získávat přehled o tržbách nebo zůstatku v pokladnách. Veškeré daňové doklady, dobropisy, ale také zápočty naleznete právě tam.

Skladové karty shromažďují veškeré údaje o každém předmětu, který prodáváte. Najdete tam základní informace jako je název zboží nebo jeho kód, ale také spoustu rozšiřujících informací, které se nazývají vlastnosti (např. žánr, typ vazby, rok vydání). Skladová karta obsahuje kompletní fotodokumetaci a informaci o cenách.

Smlouvy

Jak již bylo řečeno výše, v antikvariátu nejčastěji využijete kupní smlouvu a smlouvu o komisním prodeji (komisionářskou smlouvu). Z pohledu ContOSu  se však nejedná jen o prostou evidenci toho kterého konkrétního dokumentu, ale o komplexní zachycení celého životního cyklu. Od sepsání smlouvy až po její vyřízení. Vše je řádně zadokumentováno a zpětně dohledatelné.

ContOS umí i hromadné zpracování těchto smluv. Co si pod tím představit? Například vybrat všechny komisní smlouvy, kterým bude končit platnost a vygenerovat pro ně dodatek s prodloužením (a) úpravou ceny zboží a zaslat jej komitentům na e-mail. Nebo si vyfiltrovat komitenty, kterým vznikl nárok na vyplacení částky z prodeje jejich zboží a poslat jim na e-mail podrobné vyúčtování anebo jim poslat SMS, že na ně čeká částka k vyplacení.

To, že jste schopni kdykoli klientovi sdělit aktuální stav jeho smlouvy, včetně toho, co se prodalo či neprodalo, je samozřejmé. Každý doklad je navíc opatřen čárovým kódem a tak jej lze velmi rychle vyhledat.

Komisní prodej je v důsledku poměrně netriviální záležitost, proto ContOS umožňuje různé Způsoby výpočtu nároku a odměny. Umí také hlídat zákonné i smluvní lhůty pro vyplacení peněz, takže se vám nestane, že vyplatíte peníze za prodanou komisi a poté vám kupující zboží bez udání důvodu vrátí.

E-shop

Součástí celého řešení je také e-shopový systém. Dokonale provázaný s ContOSem, automaticky synchronizovaný. Zboží se samo nahrává na e-shop, stahují se objednávky, automaticky se aktualizuje skladový stav, ceny, texty, obrázky. Jak to celé funguje je celé popsáno v samostatném článku. Jakmile máte zboží pořízené v ContOSu, tak mít možnost jej prodávat na e-shopu je již dílem doslova okamžiku. S ne moc velkou nadsázkou říkáme, že poté již stačí na výlohu dnes zavřeného obchodu vylepit plakát s nápisem a QR kódem s adresou vašeho nového ContOS e-shopu (QR kód v příkladu odkazuje na demoverzi našeho e-shopu na adrese https://eshop.contos.cloud/).

Pohodlně nakupujte v našem e-shopu, i když je prodejna zavřená.
QR kód s adresou https://eshop.contos.cloud/

Doplňování údajů ke zboží

Zapomeňte na ruční vyplňování. Zapomeňte na vyhledávání na Google a kopírování přes schránku. Automatizované získávání údajů je unikátní funkce, která znamená, že ContOS tohle zvládne (téměř) sám a za zlomek času: zadáte nebo čtečkou sejmete čárový kód z knihy nebo z CD, LP (nebo jej napíšete, popř. zadáte název) a ContOS prohledá veřejně dostupné databáze a nalezené údaje zobrazí. Vy myší kliknete na výsledek, který chcete přenést a v mžiku se vše přenese do karty zboží. A to i včetně fotek. Kompletní informace o jedné knize tak vyplníte během několika vteřin.

Sháníte brigádníky a platíte jim za to, že za den přepíší padesát knih? Použijte ContOS a za den zaevidujte knih klidně tři sta. A k nim mnohem více údajů a bez chyb. A než skončí pracovní doba, mohou být už tyto knihy nabízeny na vašem e-shopu. E-shop je totiž automaticky synchronizován.


Focení

Focení je náročná činnost. Ať už vytvořením podmínek ve "foto studiu", zvládnutí kompozice a dalších technikálií, tak pak ještě navíc přenosem fotek k tomu správnému zboží, jejich ukládání a evidenci. I v této činnosti dokáže ContOS významně pomoci. Když třeba bude každý soubor s fotkou obsahovat číslo zboží, tak jej ContOS dokáže automaticky připojit ke zboží a fotku zároveň uložit do svého úložiště. Umí váš fotoaparát vyfocený obrázek nakopírovat do síťové složky? Pak ContOS umí tuto složku monitorovat a vyfocené obrázky sázet k právě focenému předmětu. Více možností ukazuje článek Automatické focení zboží.

Pro focení produktů na e-shop se hodí i takovéto menší přenosné foto studio:

Přenosné foto studio.

Objednávky

Objednávkou to nekončí. A proto ContOS nabízí nástroje, jak samotný proces vyřizování objednávek co nejvíce urychlit, zjednodušit a automatizovat. Jakmile zákazník na e-shopu udělá objednávku, systém mu zašle potvrzovací e-mail a objednávka se stáhne do ContOSu. Žádné přepisování došlých objednávek tedy nehrozí. Průvodce hromadným zpracováním objednávek dokáže ke každé objednávce vytvořit třeba proforma fakturu, zaslat jí zákazníkovi, poslat mu notifikační SMS a vytvořit záznam o expedici dopravci. Modul Expedice  pak pak zase umí tyto objednávky přenést do systému přepravce a objednat jejich svoz. Celou tuto agendu lze řešit na několik kliknutí myši a zároveň mít vše přehledně evidované.

Tisková sestava faktury s úhradami včetně EET.

Průvodce zpracováním: generování daňového dokladu, expedice a změna stavu objednávky.


Došlé platby

ContOS umí také kontrolovat bankovní účet a stahovat z něj jednotlivé platby a párovat je na konkrétní daňové doklady nebo objednávky. Okamžitě tak vidíte, zda je dané objednávka již plně uhrazena. Modul Pokladna a banka podporuje on-line komunikaci s bankami FIO a KB.

Závěrem

V tomto článku jsme se pokusili nastínit alespoň základní problémy, které dokáže ContOS řešit v agendě antikvariátu. Při vývoji jsme kladli hlavní důraz na srozumitelnost, ovladatelnost a snadnou opakovatelnost každodenních kroků. Pokud jste dočetli až sem, zřejmě vás napadnou další otázky z praxe. Zeptejte se nás prostřednictvím naší podpory nebo na sociálních sítích. Rádi vám odpovíme.