Vyhledávání a filtrování dat

V praxi potřebujete data vyhledávat (např. najít určitou smlouvu) a také zobrazit jejich podmnožinu (zobrazit všechny smlouvy daného klienta). ContOS obsahuje funkce pro vyhledávání i filtrování dat.

Hlavní funkce

Vyhledávání v seznamech

Na všech hlavních oknech je k dispozici lišta pro fulltextové vyhledávání v seznamu. Prohledávány jsou jak hlavní záznamy v seznamu (hlavičky smluv), tak i vnořené položky (zboží, čísla vyúčtování atd.). Snadno lze takto vyhledat např. objednávky nebo smlouvy dle názvu zboží v jejich položkách.

Možnosti vyhledávání a filtrování dat v seznamech.

Obr. 1 - Možnosti vyhledávání a filtrování dat v seznamech.

V seznamu smluv lze takto např. rychle vyhledat všechny smlouvy daného klienta – postačí k tomu zadat jen několik písmen z jeho jména, e-mailu, čísla dokladu apod.

V liště vyhledávání se zároveň zobrazuje informace o tom, jaká data jsou zobrazena a podle jakých kritérií. Pomocí filtračního dialogu, popř. přednastavených filtrů lze zobrazit pouze určitou množinu dat. Nyní tedy v každém okamžiku víte, jaká data jsou ve skutečnosti zobrazována.

Vyhledávání a filtrování lze pohodlně ovládat pomocí klávesových zkratek: CTRL+F zobrazí filtrační dialog, ALT+F aktivuje fulltextové vyhledávání a CTRL+X zruší aktivně vybranou množinu dat.

Tip: Pokud v políčku Fulltext stisknete klávesu CTRL+ENTER, pak se ve výchozím nastavení prohledávají všechna data bez ohledu na aktivní filtr. Při stisku pouze samotné klávesy ENTER se fulltextově prohledává pouze vyfiltrovaná množina.
Toto chování lze ovlivnit v nastavení aplikace: pokud se tento příznak vypne, pak se po stisku ENTER prohledá vždy pouze aktuálně vyfiltrovaná množina a po stisku CTRL+ENTER všechna data.

Obr. 2 - Nastavení způsobu vyhledávání v parametrech aplikace.

Obr. 2 - Nastavení způsobu vyhledávání v parametrech aplikace.

Příklady na fulltextové vyhledávání

1) Potřebuji zjistit, jaké komisní smlouvy má evidován klient RomanVitek@armyspy.com

- otevřeme komisní smlouvy a do vyhledávacího pole zadáme počáteční text romanvitek a stiskneme ENTER (vyhledávání funguje i podle části textu)

- v seznamu smluv máme všechny nalezené smlouvy, ve sloupci jméno hned vidíme, že se týkají tohoto klienta. Pokud by výsledku odpovídalo více záznamů od jiných lidí, zadáme do vyhledávacího pole email celý.

2) Potřebuji zjistit, jaké doklady mám evidované u klienta jménem Vítek Roman

- otevřeme adresář a do vyhledávacího pole zapíšeme Vítek Roman, popř. stačí i část jména

- v seznamu se zobrazí nalezené záznamy, u kterých vidíme počty jednotlivých dokladů

Obr. 3 - Výsledek vyhledávání v seznamu klientů.

Obr. 3 - Výsledek vyhledávání v seznamu klientů.

- po kliknutí na hyperlink u počtu smluv se objeví okno s vyfiltrovanými komisními smlouvami tohoto klienta, kde lze s těmito smlouvami dále pracovat anebo zadat tomuto klientovi smlouvu novou

3) Potřebuji zjistit informace o zboží s číslem Z06127

- otevřeme skladové karty a do vyhledávacího pole napíšeme Z06127 a stiskneme ENTER

- zobrazí se skladové karty, které v čísle nebo popisu mají tento text

4) Potřebuji zjistit, ve kterých objednávkách je zboží Z06127

- otevřeme objednávky a do vyhledávacího pole napíšeme Z06127 a stiskneme ENTER

- zobrazí se seznam objednávek, které mají ve svém popisu či položkách evidováno hledané zboží

5) Potřebuji zjistit, komu patří zboží NOKIA 515 v komisním prodeji

- otevřeme komisní smlouvy a do vyhledávacího pole napíšeme NOKIA 515 a stiskneme ENTER

- zobrazí se všechny komisní smlouvy, které v položkách tento text obsahují

Filtrování dat

Filtry slouží k omezení zobrazovaných dat pouze na určitou podmnožinu. Např. na pouze aktivní smlouvy, nově přijaté objednávky nebo zboží s neuvedenou prodejní cenou.

Filtr je definován jako soubor podmínek a výběrových kritérií a je pojmenován. V aplikaci je předdefinováno množství filtrů, které lze ihned používat. Každý filtr lze modifikovat a přidávat si libovolně další. Uložené filtry lze vyvolávat přímo z roletového menu:

Obr. 4 - Výběr filtru z roletového menu.

Obr. 4 - Výběr filtru z roletového menu.

Pokud chceme okno otevírat s určitým přednastaveným filtrem (např. nepotvrzené objednávky), nastavíme tento filtr jako výchozí. Po načtení lze tento filtr samozřejmě změnit a vybrat jinou oblast dat.

Tento filtr zobrazí všechny komisní smlouvy, které byly vystavené v období od 1.3.2015 do 2.4.2015:

Obr. 5 - Filtrační dialog v komisních smlouvách.

Obr. 5 - Filtrační dialog v komisních smlouvách.

Operátory

Kromě standardních operátorů jako je rovná se, větší než, začíná, obsahuje apod., existují i dva speciální operátory „Vyplněn“ a „Nevyplněn“, pomocí kterých můžeme vyfiltrovat záznamy, jejich položka je či není vyplněna. Osvědčí se to při různých kontrolních výběrech, např. chceme zjistit, u kterých skladových karet jsme zapomněli vyplnit kód EAN, popř. kde nám ve fakturách chybí datum splatnosti apod.

Filtrování dle vlastností zboží

V seznamu rozšířených filtrů je možno filtrovat i podle vlastností zboží. A to nejen těch přednastavených jako je např. značka, ale nově i těch, které si ke kartám sami nadefinujete.

Obr. 6 - Filtrování dle vlastností zboží.

Obr. 6 - Filtrování dle vlastností zboží.

Podle hodnot výčtových vlastností zadaných v číselníku Vlastností lze filtrovat:

Obr. 7 - Výčtové vlastnosti v číselníku Vlastnosti.

Obr. 7 - Výčtové vlastnosti v číselníku Vlastnosti.

Možnost uložit vybraná data jako filtr

Někdy potřebujeme opakovaně pracovat s nějakou specifickou množinou dat, např. založili jsme nové skladové karty a postupně k nim zpracováváme fotografie, popisy, vyplňujeme vlastnosti, nastavujeme ceny. Pokud mají tuto práci na starost různí zaměstnanci, je docela zdlouhavé pokaždé toto specifické zboží dohledávat a hlavně si pamatovat, které to bylo.

Existuje možnost si takovou skupinu zboží označit a poté tento výběr uložit jako filtr. A příště již jen vybereme daný filtr a skupinu zboží máme vyfiltrovanou.

Tento postup samozřejmě funguje i u ostatních seznamů, jako jsou např. smlouvy, objednávky, prodejky, kontakty v adresáři a podobně.

Nejprve označíme potřebné záznamy pomocí zaškrtnutí. Poté vybereme pomocí šipečky u ikony filtru volbu „Uložit vybraná data jako filtr...“:

Obr. 8 - Vytvoření filtru z vybraných záznamů.

Obr. 8 - Vytvoření filtru z vybraných záznamů.

V dialogu si tento filtr pojmenujeme, popř. můžeme nahradit nějaký stávající filtr – dojde pak k jeho přepsání.

Obr. 9 - Dialog pro uložení filtru z vybraných záznamů.

Obr. 9 - Dialog pro uložení filtru z vybraných záznamů.

Vytvořený filtr je pak standardně dostupný v nabídce filtrů a lze podle něj tyto záznamy opět vyfiltrovat:

Obr. 10 - Filtr z vybraných záznamů je dostupný v roletovém menu filtrů.

Obr. 10 - Filtr z vybraných záznamů je dostupný v roletovém menu filtrů.

Viditelnost filtrů

Při vytváření filtru můžeme určit, zda bude filtr veřejný, to znamená viditelný i ostatním uživatelům. Pokud necháme políčko Veřejný filtr nezaškrtnuté, pak se takový filtr bude v nabídce zobrazovat pouze nám.

Obr. 11 - Nastavení viditelnosti filtru při jeho uložení.

Obr. 11 - Nastavení viditelnosti filtru při jeho uložení.

Oprávnění pro filtry

Filtr smí upravovat nebo odstranit pouze ten, kdo takový filtr vytvořil (jeho vlastník) anebo správce aplikace. Ostatní uživatelé tedy, pokud je filtr veřejný,  mohou filtr používat, ale nemohou jej měnit nebo vymazat. Mohou však do něj dočasně doplnit nebo upravit jeho podmínku, nemohou však tuto změnu trvale uložit.

Obr. 12 - Pravidla pro oprávnění pro filtry.

Obr. 12 - Pravidla pro oprávnění pro filtry.

Filtrování dle jazykové mutace

Ve zboží nebo v katalogu zboží lze filtrovat také podle jazykové mutace polí Název zboží nebo Rozšířený popis. Jednoduše se zvolí jazyk, dle kterého se pak data vyfiltrují.

Obr. 13 - Filtrování dle jazykové mutace v polích Název zboží a Rozšířený popis.

Obr. 13 - Filtrování dle jazykové mutace v polích Název zboží a Rozšířený popis.