Šablony zpráv

Šablony e-mailů společně s proměnnými jsou velmi užitečným nástrojem pro komunikaci s velkým množstvím lidí. Zrychlují vytváření zpráv, umožňují udržovat jednotný vzhled dokumentů, které opouštějí firmu a tím pomáhají šetřit čas. 

Výhodou je také zvýšení rychlosti a efektivity při psaní e-mailů: místo opakovaného psaní stejného textu lze jednoduše vytvořit šablonu a použít proměnné, které jsou automaticky nahrazeny odpovídajícími údaji z databáze. Tímto způsobem můžete snadno vytvořit personalizované e-maily/SMS pro větší počet adresátů. Další výhodou je snížení množství chyb při vytváření e-mailů. Pokud musíte psát stejný text opakovaně, můžete se snadno splést nebo něco opomenout. Použití šablon s proměnnými umožňuje tedy minimalizovat riziko chyb a zvýšit přesnost a jednotnost komunikace s ostatními.

Šablony zpráv se definují v číselníku Šablony, který se nachází v podmenu Komunikace na hlavní nabídce aplikace. K dispozici je pokročilý HTML editor, ve kterém lze navrhnout obsah šablony. Součástí obsahu může být také grafika a obrázky, které budou vloženy přímo do těla zprávy.

Tip: Šablony mohou být také vícejazyčné (angličtina, němčina a slovenština) a v e-shopu se pak použije varianta podle toho, jaký jazyk má návštěvník zapnutý.

Šablona také může obsahovat přílohy, což v praxi většinou bývají např. obchodní podmínky, poučení o odstoupení od smlouvy, formulář pro vrácení nebo reklamaci zboží a podobně.

Některé možnosti jsou dostupné pouze u e-mailových šablon a nejsou k dispozici po SMS zprávy, např. součástí SMS nemůže být příloha nebo obrázek. Stejně tak je omezen rozsah SMS zpráv maximálním počtem znaků. S přihlédnutím k charakteru SMS zprávy je třeba si uvědomit, že jsou omezeny i možnosti jejího formátování a také, že některé typy proměnných nejsou pro SMS zprávy dostupné.

Vytvořené šablony jsou pak nabízeny při vytváření nebo editaci zpráv. Lze je vybírat také v průvodcích, které generují e-maily nebo SMS. 

Poznámka: Šablony jsou v číselníku rozděleny dle jednotlivých agend, ve kterých lze použít specifické proměnné. Nelze např. použít šablonu z agendy objednávky v agendě komisní smlouvy, jelikož jejich proměnné jsou vzájemně nepoužitelné.

Obr. 1 - Číselník šablon e-mailů a SMS.

Editor šablon

Na detailu šablony je k dispozici HTML editor pro tvorbu obsahu šablony a pak další prvky pro vkládání proměnných, příloh a dalších údajů.

Šablona umožňuje nadefinovat předmět zprávy, vlastní obsah a přílohy. V předmětu a těle zprávy lze využít proměnné, což jsou speciální značky, na jejichž místo pak program automaticky doplní hodnotu z databáze nebo z nastavení ContOSu. Na obrázku níže je je to například číslo objednávky nebo seznam položek objednávky. Jednotlivé očíslované části jsou vysvětleny níže.

Obr. 2 - Definice šablony pro e-mailové zprávy.

Na obrázku výše jsou označeny jednotlivé důležité oblasti editoru.

(1) - Název šablony a předmět zprávy. Název šablony je čistě popisná záležitost pro vás a pro aplikaci. Název šablony se zobrazuje všude tam, kde je potřeba vybrat si danou šablonu. Předmět zprávy je text, který se příjemci zobrazuje v seznamu přijatých e-mailových zpráv. V předmětu zprávy lze také používat proměnné. SMS zpráva předmět nemá. 

(2) - Určení agendy (oblasti), kde bude daná šablony k dispozici. Každá agenda má také své proměnné, které pak dokáže při vytváření zprávy na základě této šablony nahradit hodnotami z databáze.

Příznak "Aktivní" určuje, zda se daná šablona bude nabízet v aplikaci. Vhodné je to pro případ, když danou šablonu teprve vytváříme a nechceme, aby jí mohli využívat ostatní uživatelé.

Výběr jazykové mutace pro předmět zprávy. Šablona může být vícejazyčná a tímto výběrem můžeme zapsat znění předmětu v konkrétních jazycích, např. anglicky a německy.

(3) - Seznam proměnných. Každá agenda má svou množinu proměnných. Proměnná je vlastně speciálně označená zkratka, která je při vytváření zprávy nahrazena konkrétní hodnotou z databáze. Například proměnná <cisobj> bude ve skutečnosti nahrazena číslem objednávky. Více o proměnných je napsáno v závěru tohoto článku.

(4) - Tělo zprávy. Vlastní text šablony, resp. z ní vytvářené zprávy zapisujeme zde v editoru, který umožňuje napsat znění zprávy přesně tak, jak potřebujeme. Do textu lze vkládat také obrázky, grafické symboly a ikony. Tyto prvky jsou pak uloženy přímo v těle zprávy. Lze také vkládat hypertextové odkazy nebo odkazy na videa třeba z Youtube.

(5) - Proměnná typu šablona. Speciálním typem proměnné jsou právě ty, které uvnitř obsahují text "sablona-" a ID již existující šablony. Takové proměnné jsou pak nahrazeny právě obsahem ze šablony specifikované jejím ID. Využití je třeba v případě doplnění jednotného zápatí do každé zprávy. 

(6) - Přepínání jazykových mutací. Tělo zprávy může být napsáno ve více jazykových mutacích (čeština, angličtina, němčina a slovenština). Pomocí těchto záložek se lze přepnout na editaci těchto mutací. Pokud není nějaká jazyková varianta vyplněná, pak se prostě automaticky použije ta, která je specifikovaná výchozím jazykem aplikace, což je zpravidla čeština.

(7) - Přílohy. Šablony může obsahovat i "statické" přílohy, které jsou automaticky přiloženy také do vytvářené zprávy. Jedná se zpravidla o PDF soubory se zněním obchodních podmínek nebo formulářem k vrácení zboží. Platí zde úplně stejná pravidla jako u příloh mailových zpráv, Je třeba mít stále na mysli, že každý e-mail může mít pouze určitou maximální velikost, která nepřekračuje cca 20-50MB. Příliš velké zprávy totiž poštovní servery odmítají. Konkrétní limit má každý poštovní server nastavený jinak. Vždy je dobré se vyvarovat posílání zbytečně velkých zpráv.

Obr. 3 - Definice šablony pro SMS zprávy.

Obr. 4 - E-mailová zpráva, která byla vygenerována na základě šablony.

Proměnné

Proměnné v šablonách zpráv jsou speciální značky, na jejichž místo pak program automaticky doplní hodnotu z databáze nebo z nastavení ContOSu. Může to být číslo faktury, datum smlouvy nebo třeba seznam položek objednávky.

V šabloně lze použít pouze proměnné, které jsou určeny pro danou agendu. Je to celkem logické, protože proměnná reprezentující například číslo objednávky nemá žádnou hodnotu v šabloně, která třeba oznamuje zákazníkovi, že jeho komisní smlouva bude brzo končit.

Dále existují proměnné, které naopak platí napříč agendami. Jedná se zpravidla o proměnné z nastavení aplikace jako je název firmy, IČ, hlavní komunikační e-mail, telefonický kontakt apod. Takové proměnné budou fungovat ve všech agendách.

Specifickým typem proměnných jsou proměnné, které reprezentují obsah jiné šablony. Fungují tak, že se na jejich místo vypíše obsah jiné šablony včetně jejích vlastních proměnných. Výborné uplatnění najdou v případech, kdy chcete mít pro všechny šablony stejnou patičku. Jednoduše si vytvoříte šablonu patičky, do které umístíte potřebné texty a také i další proměnné. Do svých skutečných šablon pak místo opakování stále stejné patičky umístíte proměnnou s ID šablony s patičkou. 

Tento typ proměnných řeší i častý problém s tím, když dojde ke změně kontaktních údajů a vy zjistíte, že kvůli tomu musíte upravovat zápatí u desítek šablon. Takhle stačí pouze změnit příslušnou šablonu patičky a problém je vyřešen.

Proměnná šablony má zápis <sablona-ID>, kde namísto ID zapíšete její skutečné ID, které se zobrazuje v seznamu šablon nebo v záhlaví detailu šablony.

Mějme například nadefinovanou šablonu s patičkou jako je na obrázku níže. Její ID je 1143. Vidíme, že obsahuje údaje, které zapisujeme do patičky každé zprávy, kterou posíláme svým zákazníkům. Tato šablony obsahuje také další proměnné jako je náš kontaktní e-mail a telefon a název a adresu naší firmy. Doplnili jsme si také otevírací dobu. 

Obr. 5 - Definice šablony s fragmentem HTML - patička zprávy.

A nyní chceme, aby všechny naše ostatní šablony s potvrzeními objednávek, s daňovými doklady i "obyčejnými" maily pro zákazníky, měly přesně tuto stejnou patičku. Stačí tedy už jen do každé takové šablony doplnit proměnnou, která bude vypadat takto: <sablona-1143>. Bude to vypadat nějak takto:

Obr. 6 - Zápis proměnné, kterou nahradí fragment šablony s ID 1143.

Zpráva, která bude vygenerována na základě této šablony pak bude mít patičku, kterou jsme si specifikovali v šabloně s ID 1143:

Obr. 7 - Výsledná e-mailová zpráva s vloženou patičkou.

Pokud dojde v budoucnu ke změně otevírací doby, není potřeba upravovat padesát dalších šablon. Stačí pozměnit pouze šablonu s definicí patičky.

Tento typ šablony nemusíme využít pouze pro patičku, ale všude tam, kde chceme používat určité stejné, opakující se fragmenty textu. Píšete všude stejný pozdrav, dovětek nebo doplňkové informace? Neopakujte je v každé šabloně, ale vytvořte si z nich novou šablonu a do těch "ostrých" šablon už jen uvádějte proměnnou <sablona-ID>. 

Poznámka: Veškeré změny, které v takových šablonách provedete, se pochopitelně projeví teprve v okamžiku vytváření nových zpráv. Na již vygenerované zprávy nebudou mít tyto změny žádný vliv.

Obr. 8 - E-mailová zpráva s vloženým HTML fragmentem, který zde reprezentuje podpis ve zprávě.

Šablony po e-shop

Pokud používáte proměnné šablon i u šablon, které jsou pro e-shop, pak je potřeba zadat ID šablon, které jsou v proměnných používány do nastavení e-shopu. Na e-shop se totiž přenášejí pouze šablony, které jsou přiřazeny určitým akcím (potvrzení objednávky, zapomenuté heslo, kontaktní formulář atd.). Jenže k tomu, aby mohla být zpráva sestavena včetně vnořených šablon (patička, podpis) je potřeba, aby e-shop o těchto souvisejících šablonách "věděl". 

V nastavení e-shopu, na záložce Komunikace je pole "Ostatní šablony", kam lze zadat ID těch šablon, na které se odkazují zmíněné proměnné. V našem případě jsme pracovali s patičkou a podpisem, což jsou šablony s ID 1143 a 1145. Do pole tedy zadáme hodnoty 1143,1145.  Tak bude zajištěno, že se i tyto šablony přenesou na e-shop a budou tam moci být použity k sestavení zprávy.

Obr. 9 - Přenesení ostatních šablon na e-shop pomocí jejich ID.